Οι παρεξηγήσεις στον χώρο της εργασίας

Γράφει η Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου
Ψυχολόγος BSc – Συστημική Ψυχοθεραπεύτρια, Συντονίστρια Σεμιναρίων*

Σήμερα οι άνθρωποι στους οργανισμούς έρχονται αντιμέτωποι με συνεχείς αλλαγές που μπορεί να είναι ανεπιθύμητες, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται παρεξηγήσεις και δυσκολία στη λήψη αποφάσεων, ενώ από την άλλη καλούνται να συνεργάζονται, για να επιλύουν σύνθετα ζητήματα. Αυτό σημαίνει ότι οι διαπροσωπικές σχέσεις είναι στο επίκεντρο, περισσότερο από ποτέ.

Oι διαφορές στην προσωπικότητα των ανθρώπων και στον τρόπο που εργάζονται, όπως επίσης και η διαφορετικότητα των ρόλων και οι δυσκολίες στην επικοινωνία συμβάλλουν στη δημιουργία παρεξηγήσεων, που αποτελούν την πηγή του 99% των προβλημάτων. Για αυτόν τον λόγο, οι εταιρείες οφείλουν να επενδύουν στην ανάπτυξη και εκπαίδευση των managers, ώστε να έχουν τις δεξιότητες και την προθυμία να αναγνωρίζουν και να διαχειρίζονται τις διαφορετικές προσωπικότητες, να αντιμετωπίζουν άμεσα τα θέματα που προκύπτουν και να διασφαλίζουν άμεση και ξεκάθαρη επικοινωνία.

Η αρνητικότητα κάποιων μελών της ομάδας μπορεί να είναι μεταδοτική και να επηρεάσει τη συμπεριφορά όλων. Σύμφωνα με έρευνες, η θετική διάθεση έχει ευεργετική επίδραση σε συγκεκριμένες πτυχές της απόδοσης των εργαζομένων, όπως η δημιουργικότητα, η ποιότητα των αποφάσεων και η επίλυση συγκρούσεων.

Η άμεση και ξεκάθαρη επικοινωνία, με σαφείς οδηγίες όσον αφορά τους στόχους, είναι κρίσιμη. Ο leader της ομάδας πρέπει να αφιερώνει χρόνο, ώστε να εξασφαλίζει ότι κανείς δεν θα αισθανθεί “ανόητος” να τον ρωτήσει το οτιδήποτε. Η ανοιχτή διάθεση να δώσει επιπλέον πληροφορίες και να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις επιβεβαιώνει ότι είναι στην ίδια κατεύθυνση με τα μέλη της ομάδας του, τα οποία πρέπει να ενθαρρύνονται, ώστε να απευθύνονται στον ίδιο όταν υπάρχουν ασάφειες.

Η θετική στάση απέναντι στις προθέσεις των άλλων –εκτός εάν αποδειχθεί το αντίθετο– απομακρύνει τις παρεξηγήσεις που δημιουργούνται όταν υποθέτουμε τα χειρότερα για αυτούς. Οι παρεξηγήσεις αποφεύγονται, όταν δίνονται αρκετές πληροφορίες για τον τρόπο που βλέπετε τα πράγματα, έτσι ώστε να μη δημιουργείται χώρος να καλυφθούν τα κενά της επικοινωνίας με εικασίες και φήμες. Η σφαιρική κατανόηση μιας συνθήκης και η αποφυγή παρεξηγήσεων συμβαίνει όταν είμαστε ανοιχτοί να ακούσουμε και να κατανοήσουμε τις διαφορετικές απόψεις και ερμηνείες σχετικά με κοινές εμπειρίες, πράγμα που φέρνει στην επιφάνεια τη θετική πλευρά μας.

Η εταιρική κουλτούρα που ενισχύει τη συνεργατικότητα ανάμεσα στα μέλη μιας ομάδας ή ενός οργανισμού δίνει τη δυνατότητα να συν-δημιουργήσουν το μέλλον μαζί, παρά τον διαφορετικό ρόλο που μπορεί να έχουν, με την αξιοποίηση της συλλογικής σοφίας και τεχνογνωσίας όλης της ομάδας. Με αυτόν τον τρόπο, ο κοινός σκοπός που αναδύεται μπορεί να ενεργοποιήσει τη δημιουργικότητα των ανθρώπων και να ενισχύσει την ανθεκτικότητά τους. Η συνεργατικότητα δίνει αξία στο άτομο και την ευκαιρία να είναι αυθεντικό, να ακουστεί, και αυτό συμβάλλει στη μείωση των παρεξηγήσεων.

Υπάρχουν ορισμένοι τρόποι προσέγγισης που, εάν εφαρμοστούν στους εργασιακούς χώρους, μπορούν να συμβάλουν στην αποτελεσματική διαχείριση των παρεξηγήσεων:

• Να επιβεβαιώνετε τα σημαντικά θέματα γραπτώς, για να γνωρίζουν τι περιμένετε από εκείνους, ιδιαίτερα εάν υπάρχουν χρονοδιαγράμματα και στόχοι που πρέπει να υλοποιηθούν. Αυτό δίνει στους εργαζόμενους ξεκάθαρη εικόνα και μία οπτική υπενθύμιση για το τι αναμένετε από αυτούς.
• Να είστε καλός ακροατής. Η καλή επικοινωνία δεν εξαρτάται μόνο από το τι λέτε. εξαρτάται, επίσης, από το πόσο καλά ακούτε τους άλλους, προκειμένου να λάβετε υπόψη τις πληροφορίες που δίνονται. Να είστε πάντα “ανοιχτοί”, όταν κάποιος απευθύνετε σ’ εσάς με ένα ερώτημα, ανεξάρτητα από το πόσο απασχολημένοι είστε.
• Μη βασίζεστε σε πληροφορίες τρίτων. Όταν η πληροφορία μεταφέρεται από άτομο σε άτομο, συχνά μπορεί να διαφοροποιηθεί και να δημιουργήσει παρεξηγήσεις. Άρα, είναι απαραίτητο να επικοινωνείτε τα σημαντικά μηνύματα οι ίδιοι.
• Τέλος, το υβριδικό μοντέλο εργασίας που έχει δημιουργηθεί και η κυριάρχηση των ψηφιακών τρόπων επικοινωνίας κάνουν πιο δύσκολη την αποτελεσματική επικοινωνία και τη δημιουργία δυνατών επαγγελματικών σχέσεων. Γι’ αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε συνδυασμό διαφορετικών τρόπων επικοινωνίας (emails, τηλέφωνα, τηλεδιασκέψεις, μηνύματα, επιδίωξη κατ’ ιδίαν συναντήσεων), για να ενισχύεται η συνεργατικότητα.

*Η κα Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου παρέχει υπηρεσίες σε εταιρείες μέσω ατομικών συνεδριών, μικρών ομάδων εργασίας, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και συμβουλευτικής (coaching). Διατηρεί προσωπικό γραφείο για την παροχή συνεδριών ψυχοθεραπείας και συμβουλευτικής σε άτομα, οικογένειες, ζευγάρια και ομάδες.
Έχει υπάρξει ανώτατο στέλεχος Ασφαλιστικών Εταιρειών. e-mail: cpan@windowslive.com

Διαβάστε επίσης: Πώς να μιλάτε ώστε να ακούγεστε

Ακολουθήστε την Ασφαλιστική Αγορά στο Google News